ShiftMAX(シフトマックス) 驚くほど柔軟なシフト&勤怠システム

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警備業界で最も指示されるシフト&勤怠管理システム ShiftMAX for 警備 - ShiftMAXなら御社の勤怠問題を素早く解決できます。

ShiftMAX(シフトマックス)とは?

ShiftMAX(シフトマックス)とは「クラウド」をベースにしたシフト&勤怠管理システムです。現場隊員はケータイによる自動応答で上下番報告が可能、管制業務の負担を軽減します。また管理インターフェースに「Microsoft Excel」を採用、担当者の学習コストを抑え、素早い導入を実現します。クラウドなのでリアルタイムに予定と実績を確定でき、給与データへの流し込みも一瞬。さらにExcel資産の有効活用、カスタマイズ性の高さで、数多くの警備業者様に支持を得ています。

ShiftMAX導入でこんな問題が解決しました

朝夕の上番下番報告の混乱が解消。管制業務の増員が不要になりました!

警備会社A社様の悩みは朝夕のピーク時の管制業務の混乱でした。ShiftMAXで驚くほど改善した理由とは…

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バラバラだった勤怠と給与データをクラウドで一本化。月末の処理が楽になりました!

警備会社B社様は、勤怠データと給与データがバラバラで、月末の締め処理に多くの労力が必要でした。それがShiftMAXを導入すると…

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使い慣れたExcelベースなので、過去の帳票もムダになりませんでした!

警備会社C社様は、様々なシフト勤怠システムを検討の後、ExcelベースのShiftMAXに決定しました。その理由とは…

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ケース1:警備会社A社の「管制業務問題」

管制業務問題

朝夕のピーク時の電話応対が大きな負担に

A社では管制業務を電話ベースで行っていたため、ピーク時の電話応対は大きな負担になっていました。上番下番が重なる朝と夕方のピーク時には、100件以上の電話の応対に追われ、さらに中間報告も合わせると、管制員が一日中電話応対に縛られることもめずらしくありませんでした。A社ではそれを改善すべく2〜3名の管制員の増員を検討していたところでした。

管制業務問題

ピークがなくなり、管制の負担が大幅減

ShiftMAXを導入すると、電話応対が圧倒的に減りました。隊員はクラウドへ直接打刻するため、管制員へ連絡する必要がなくなりました。管制員はリアルタイムで報告される上番下番打刻をモニタで監視すればよくなり、隊員も電話応対に待たされることがなくなり、双方の負担が大きく減りました。これにより予定していた増員を取りやめ、人件費の削減につながったのです。

何が変わったのか? - 電話対応スタッフを常駐させる必要がなくなった

電話応対スタッフを常駐させる必要がなくなった

隊員の打刻方法が「モバイル打刻」「音声ガイダンスによる通話打刻」など「クラウド打刻」に切り替わったため、管制員に電話する必要がなくなりました。管制員はクラウドからデータを取り込むことで、隊員の打刻状況をリアルタイムで確認することができるようになりました。

選べる打刻方式

  • スマートフォンや携帯電話で直行直帰の打刻。打刻時間とともに、位置情報・GPSが記録。 モバイル打刻
    スマートフォンや携帯電話で直行直帰の打刻。打刻時間とともに、位置情報・GPSが記録。
  • 指定の電話番号に電話をかけ、音声ガイダンスに沿って、入力すれば打刻完了。 通話打刻(音声ガイダンス)
    指定の電話番号に電話をかけ、音声ガイダンスに沿って、入力すれば打刻完了。

ShiftMAXなら打刻方式も自由に選ぶことができます。「モバイル」はその手軽さから現場隊員に喜ばれています。また、スマホ操作が苦手な隊員には「通話(音声ガイダンス)」による打刻がおすすめです。

現場隊員に優しい通話打刻(音声ガイダンス)

活用イメージ
活用イメージ

応答アナウンスに応じてプッシュフォンで出退勤(上下番)報告が可能。

音声ガイダンスのフロー

導入事例 - セコムジャスティック株式会社様

携帯電話で簡単入力、勤怠をリアルタイムに管理

「ShiftMAX」は、警備員が携帯電話により出勤・退勤(上番・下番)の報告が可能な自動受付システムです。その操作は簡単で、警備員は持っている携帯電話で指定の電話番号に発信し、必要な番号をボタンでプッシュするだけ。あとは簡単に出勤・退勤(上番・下番)、定時の報告がリアルタイムに自動的にデータベースに反映されるというものです。この「ShiftMAX」の導入効果について都筑氏はこのように語ります。

「これまでも警備員は携帯電話を使った音声認証による勤怠管理を行っていたせいか、新たなしくみを違和感なく使うことができています。ShiftMAXでは音声ではなく携帯電話を使った番号入力なので、認証ミスも減りました。また、管制側でも、これまで同様の画面に構築してもらえたおかげで、スムーズに操作できるようになっています。またこれまではガチガチのシステムだったのでデータ変更は難しかったのですが、今では管理者権限でデータ変更なども柔軟に行えるようにした点も好評価です。」 

セコムジャスティック株式会社 業務本部 業務部 中央管制室 都筑 介宣 氏
セコムジャスティック株式会社
業務本部 業務部 中央管制室
都筑 介宣 氏

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ケース2:警備会社B社の「経理業務問題」

勤怠データ、給与データがバラバラで経理業務の負担に

勤怠データ、給与データがバラバラで経理業務の負担に

B社では、勤務実績確定から給与計算へのスムーズな移行が課題でした。締め日にならなければ勤務実績を確定できないため、月末には実績の確定および給与計算に多くの人員と時間が必要でした。勤怠データ、給与データがバラバラで照合や計算を手作業で行う必要があるためミスも多く、処理に限界を感じているところでした。

クラウドでデータを一本化、いつでも最新データを参照

クラウドでデータを統一して給与計算も自動化

ShiftMAXを導入すると、バラバラだった勤怠データと給与データがクラウドで統一され、見通しが格段によくなりました。リアルタイムで勤務実績を確認できるため、実績確定もミスなく素早く行うことが可能になりました。勤務データから給与も自動計算できるため、月末の経理業務の負担を大幅に軽減することができました。

何が変わったのか? - 手作業によるデータの複写や計算業務の必要なし

勤務実績をリアルタイムで確認、確定も一瞬で

日々の勤務実績は常にクラウドに保存、リアルタイムで確認できるため、確定を素早く行うことが可能になりました。給与データも同時に管理することで、給与の自動計算も可能になりました。

導入事例 - エスシーエスピー株式会社様

「管制員の業務軽減」と「給与計算の早期化」を実現

「ShiftMAX」の特徴は、使い慣れたエクセルでシフトを作成して、ワンクリックでクラウド上にアップできるハイブリッド型のシステムであるということ。出退勤の報告から、勤怠集計、給与計算まで、SCSP様が求める一連の勤怠管理業務に対応しています。

「ShiftMAX」の導入により、SCSP様がまず目指したのは、出退勤報告の自動化です。年配の警備員が多く在籍しているため、複雑な操作を必要としない、携帯サイトを使った出退勤報告の自動受付サービスを採用しました。専用の携帯サイトではワンクリックで出退勤報告が完了。入力したデータはクラウド上のシフト表に反映され、管制員は勤怠情報をリアルタイムに確認できます。管制員を務める管制主任 佐藤真也氏は導入による効果を次のように語ります。

「電話の受け答えをする回数が圧倒的に減りました。当日の人員の割り当てのチェックなど、より大切な業務に多くの時間を使えるようになり、仕事の精度が上がったと実感しています」。また、三浦氏も「管制員の業務負担があまりにも大きかったため、1日1名、ひと月に換算すると計3名の増員を検討していましたが、その必要がなくなった」と人件費の削減につながったことを高く評価しています。
さらに、もう1つの課題であった給与計算の早期化も実現しました。「勤怠データと給料データが一体化され、常に最新の勤務実績が反映されているので、実績確定が素早く行えるようになった」と佐藤氏は強調します。

また、給与計算の処理も「当初は4、5名で4 〜 5日かかっていたものが、2、3名で1日半で済むようになった」と三浦氏は話します。さらに続けて「最終的には、月末に締めた後、間をおかずに管制員から勤務実績を受け取り、ボタン1つで給与ソフトに反映できるようにしたい」と目標を語ります。 

エスシーエスピー株式会社 取締役 管理部長 三浦 直樹 氏エスシーエスピー株式会社
取締役 管理部長 三浦 直樹 氏


エスシーエスピー株式会社 警備部 警務課管制主任 佐藤 真也 氏エスシーエスピー株式会社
警備部 警務課管制主任 佐藤 真也 氏

ニーズに合わせたデータ出力も一瞬で

  • 勤務計画実績表(契約社員) 勤務計画実績表(契約社員)
  • 勤務計画実績表(正社員) 勤務計画実績表(正社員)

分析.xlsにより、勤怠データを様々な条件で集計して各種帳票・CSVデータを出力します。

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ケース3:警備会社C社の「勤怠システム選び」

一般的な勤怠システムでは、導入リスクが多すぎる

一般的な勤怠システムでは、導入リスクが多すぎる

もともと勤怠管理をExcelで行っていたC社は、手入力管理の限界から、様々な勤怠システムを検討していました。他社製のクラウド型勤怠サービスを検討したのですが、設定項目に制限があり、自社の就業ルールにぴったり合わせることができませんでした。また、いままで使用していた独自のExcel帳票資産を見直す必要があるうえ、Webブラウザ上での操作方法を新たに学習する必要があることも分かり、導入を見合わせていました。

Excelだから学習コストも少なく、スムーズに導入できた

Excelだから学習コストも少なく、スムーズに導入できた

ShiftMAXは、クラウド型にも関わらず、一社一社に合わせてアレンジされた設定で提供されるため、細かな就業ルールに対応することが可能でした。管理インターフェースにExcelを採用しているため、Excel帳票資産が無駄にならない点も高評価。実際に導入してみると、Excelベースなので、担当者が操作につまづくことがなく、学習コストをぐっと押さえることが可能でした。

何が変わったのか? - クラウドの情報をExcelから閲覧/編集できる

クラウド上の勤怠データをExcelから閲覧・編集

専用のExcelファイルをダブルクリックするだけで、クラウド上の勤怠データの閲覧・編集が可能なので、特別なソフトウェアのインストールが必要ありませんでした。Excelなので勤怠データを自社専用のExcel帳票ファイルへ流し込むことも可能でした。

使い慣れたエクセルで簡単操作

使い慣れたエクセルで簡単操作

1-2-3-4の簡単ステップで隊員の上番/下番状態を確認できます。情報を修正したい場合も、この画面で修正し「書込み」ボタンを押すだけ。すべてExcel画面で完結できます。

代表的な他社製ソフト/サービスとの比較

パッケージソフト クラウド(Webブラウザ型) Excelとクラウドの
ハイブリット型
製品A 製品B ShiftMAX
Excel&クラウド
携帯電話で簡単に打刻
打刻情報をクラウド上で一元的管理
集計、給与計算までワンストップ
操作性(現状のExcelに近い)
他のシステムとも連携しやすい
運用負荷がかからない
低コストで運用できること

ShiftMAXなら、パッケージソフト、クラウド(Webブラウザ型)の弱点をおぎなうことが可能です。

警備保障タイムズにShiftMAXが掲載されました!

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