ShiftMAX(シフトマックス) 驚くほど柔軟なシフト&勤怠システム

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介護業にぴったりの勤務管理システム

  • POINT01 複雑な勤務形態を一括管理
  • POINT02 紙ベースから全自動へ
  • POINT03 導入までフルサポート

ShiftMAX(シフトマックス)とは?

ShiftMAX(シフトマックス)はクラウドをベースにしたシフト&勤怠管理システムです。介護事業に特有の、①老人ホームやデイサービス、訪問サービスなど、多岐にわたる勤務形態を一括管理。紙ベースからクラウドに移行することで、②手作業をしていた勤怠&給与データの集計業務を自動化、ミスとコストを削減します。さらに③クラウドなのに専属エンジニアがフルサポート、安心して社内導入に取り組んでいただけます。

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紙ベースをやめて、クラウドに移行 → 集計の手間いらず

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集計業務の手間を省くことで人手不足の解消も

クラウドベースのシフトマックスでは、現場スタッフからの打刻はリアルタイムでデータセンターへ保存され、即座に勤怠データに反映されます。紙ベースでの勤務表作成やタイムカードの集計作業が必要なくなるためミスが激減、さらに勤怠データや給与データの照合や計算も自動的に行われるため、エクセルの各種帳票出力まで数回のクリックで行うことが可能です。このように集計業務の手間を省くことで人手不足の解消にも貢献します。

異なる業務形態の勤怠管理を一括管理

介護業に特有の、老人ホームやデイサービス、訪問サービスなど、多岐にわたる勤務形態を一括管理。正社員と非正規社員の混在や、夜勤や他拠点への応援勤務の管理などもシフトマックス一つで対応できます。

現場で使いやすい、選べる打刻方式

シフトマックスでは、スマートフォン版タイムレコーダーをはじめ、ICカード、音声ガイダンスによる通話打刻、指静脈認証、ガラケーなどのモバイル端末にも対応。どこからでもすばやく出退勤報告ができます。

現場で使いやすい、選べる打刻方式

”また、本社にいる内勤者はICカード打刻や指静脈認証で打刻するなど、
働く場所や環境に応じて打刻方法を組み合わせて管理することが可能です。”

使い慣れたエクセルで管理

使い慣れたエクセルで管理シフトマックスは使い慣れた「Microsoft Excel ®」をインターフェースに採用。エクセル上でシフト作成、データ入力や変更を行え、結果だけをクラウドにアップできるため、エクセルの操作さえできれば、専用のアプリケーションやウェブブラウザの操作を新たに教育・学習する必要がないのが特長です。

導入事例東急ウェルネス株式会社

(左) 佐藤紀一 人事担当グループリーダー
(右) 横田寛 総支配人

これまでの属人的な確認作業がほとんど必要なくなりました

「18社から勤怠管理システムの資料を取り寄せ、内11社に直接プレゼンしてもらいました。機能・コストを含め当社の要望を満たしたのはシフトマックスだけでした」と話すのは、事業推進部総務人事担当の佐藤紀一人事担当グループリーダー。

「各施設の勤怠状況を私がいる本社で集計・確認するのですが、結局は出勤簿を見ながら目視で確認するしかありませんでした」(佐藤氏)

また、165室の介護付有料老人ホーム東急ウェリナ大岡山の横田寛総支配人は「勤怠管理やケアプランとの照合確認など、月末月初はそれだけで20時間以上は時間外の作業が発生していました」と話す。

シフトマックス導入の効果は?

「シフトの予定と実績に誤りがあると赤色表示でアラートを出したり、そのほかにもオリジナルアラートを設定できたりするなど、これまでの属人的な確認作業がほとんど必要なくなりました」(横田氏)

シフトマックスを導入した昨年7月時点は250名だったスタッフも、施設の新規開設などが続き短期間の内に400名にまで増加したが、勤怠管理にかける時間は増えなかったという。

また、「丁寧な電話サポートもあり、安心して進める事ができました。勤務形態が複雑な高齢者施設運営には適したシステムだと思います。機能で導入を決めましたが、結果的にコストも一番安く済みました(佐藤氏)」

※週刊高齢者住宅新聞 2018年4月4日号に掲載

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介護業務特有のご要望に対応

シフトマックスは「介護業務特有のご要望」に対応しております。他のシステムでは実現できなかったこともお気軽にご相談ください。

複数拠点や、拠点ごとに異なる業務形態に対応していますか?
可能です。
異なる業務形態の一本化はシフトマックスの得意分野です。正規社員、非正規社員等が混在した管理もシフトマックスにおまかせください。
緊急出勤時の手当の集計はできますか?
可能です。
緊急出勤時の手当の集計も対応しております。
夜勤(日跨ぎ)や他拠点への応援勤務などの集計にもできますか?
可能です。
夜勤(日跨ぎ)や他拠点への応援勤務などの集計はもちろん、曜日や時間帯によって変わる給与や各種申請などにも対応いたします。
勤務内容(サービス)による単価計算やコスト管理もできますか?
可能です。
拠点やサービス内容によって単価が異なる場合でも対応可能です。
常勤換算表などのカスタマイズ帳票に対応していますか?
可能です。
常勤換算表だけでなく、コスト管理用など独自の帳票についてもご相談ください。

安心のおまかせ導入とサポート体制

安価なクラウド型システムを導入したは良いが「複雑な設定を自社でせねばならず断念した」「対応項目が自社にマッチしていなかった」という話をよく伺います。 シフトマックスは、クラウドシステムでありながら導入までフルポート。ご担当者様は安心して社内準備に取り組んでいただけます。

専属のエンジニアが設定導入支援
ご検討の段階から、エンジニアによるヒアリング実施しております。担当エンジニアが御社に必要なシステムをアレンジし、テスト可能な仮納品までスムーズにサポートします。必要であれば従業員や拠点情報などのマスター入力もおまかせください。
サポートスタッフによる運用支援
仮納品後からカスタマーセンターによる操作説明で運用をサポート。操作に困ったときはサポートスタッフへお気軽にご相談ください。
カスタマイズも可能です。諦める前にご相談ください
他社の勤怠システムでは合わなくて導入を見合わせていた方もカスタマイズ対応が可能な場合もあります。柔軟に対応可能ですので遠慮なくご相談ください。
・自社システムとの連携
・人事、給与など他システムとの連携
・打刻、集計など自社独特のルールに対する対応可否など…

代表的な他社製ソフト/サービスとの比較

パッケージソフト製品A クラウド(Web ブラウザ型)製品B Excelとクラウドの
ハイブリッド型
ShiftMAX
Excel&クラウド
携帯電話で簡単に打刻
打刻情報をクラウド上で一元的管理 ×
集計、給与計算までワンストップ ×
操作性(現状のExcelに近い) × ×
他のシステムとも連携しやすい ×
運用負荷がかからない ×
低コストで運用できること ×

“ShiftMAXなら、パッケージソフト、クラウド(Webブラウザ型)の弱点をおぎなうことが可能です。”

導入事例社会福祉法人ウエルガーデン様

確認作業の正確性、処理スピードが向上し、作業の効率化に

ウエルガーデンがShiftMAXを導入した経緯について、導入担当者である工藤氏にその経緯を伺いました。

「従来の勤怠管理システムには、介護事業特有の複雑な勤務形態に対応したカスタマイズ機能やサービスがなく、必要な情報を確認するために煩雑な作業が必要でした。このように事業所ごとに異なるハード面と複雑なソフト面の問題を抱え日々の勤怠管理を行っていました。」

「介護事業特有の複雑なシフト作成を実現できる製品は限られていました。その中でも、ShiftMAXは、介護事業特有の複雑なシフト管理に対応できるシステムでした。また、入力フォーマットがエクセルであったことも大きなポイントでした。社内にはパソコン操作が得意でないスタッフも少なくありませんので、使い慣れているエクセルを活用できることは重要な要素になりました。また、ShiftMAXはクラウド型ですので、費用面でも安価でスタートできる点、小規模事業所でも手軽に導入できる点が決め手となりました。」

導入から半年が経過した効果は?

「社員実績入力画面では複雑なシフトを入力できるようカスタマイズしてもらいましたので、見易さが格段にアップしました。これまでは常勤、非常勤によって休暇や手当が異なるため、チェックに苦労していたのですが、見やすいフォーマットで帳票出力できるようカスタマイズしたことで、知りたい情報、チェックしたい情報を簡単にアウトプットできるようになりました。確認作業の正確性、処理スピードが向上し、作業の効率化につながっています。」

また、ShiftMAX 導入後のサポート体制について工藤氏はこう続けます。「プロジェクト開始当初は、介護業界特有のシフトを理解してもらうまでに時間を要しました。軌道に乗ってからは、スムーズに対応いただけるようになり、メールでの問い合わせに、すぐにお電話で対応いただいています。」

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