導入事例「カメイ物流サービス株式会社 様」
物流インフラを支えるのは多種多様な従業員たち
煩雑になりがちな勤怠管理は「ShiftMAX」ですっきり一本化
紙のタイムカードを使用や勤怠管理と時間外労働管理で別々のシステムを利用するなど、勤怠管理に課題を抱えていました。職種・勤務形態の多様さに対応できる柔軟性と、静脈認証・スマホ打刻の併用性を評価し、ShiftMAXを導入。勤怠と時間外管理を一元化し、作業負担を6～7割削減しました。今後は残業申請も集約し、さらなる効率化を目指します。。
カメイ物流サービスは、飲料から石油まで多種多様な製品を日本中に運ぶ"物流のエキスパート"です。安定供給を支えるための職種は多岐にわたり、働き方もさまざま。それゆえに、勤怠管理が大きな負担となっていました。そこで導入されたのが「ShiftMAX」。決め手となったのは、柔軟にシステムを調整できる「オーダーメイド」なシステムです。
明治創業の総合商社・カメイを母体とする運送会社。エネルギー物流基地の管理・運送から一般貨物物流、地域に根ざした小型配送など、幅広い運送業務を担う。豊富な経験とノウハウを生かして、危険物をはじめさまざまな製品で実績を広げている。安全かつ安定した供給を社会的使命と捉え、高品質の物流を提供するエキスパート。
https://www.kamei-pds.co.jp/
システム化の背景と課題
ことも従業員によってバラバラの勤務時間
勤怠管理が追いつかず、1ヶ月遅れになる
宮城県多賀城市に本社を構えるカメイ物流サービス。
ひとくちに"物流"と言っても、同社が担う役割は多岐にわたります。飲料や自動車部品を各地に運ぶ「一般貨物運送業務」、そしてさまざまな製品を保管・流通管理する「倉庫業務」。さらに、石油やガス製品を貯蔵・管理し大型タンクローリーで輸送する「エネルギー物流」。加えて、灯油やプロパンガスの小口配送も行います。28の営業所で日本の物流・エネルギーインフラを支える一方で、地域のエネルギー供給を維持する役目もはたしているのです。
カメイ物流サービス株式会社
管理部主任
伊藤 李緒 氏
物流の稼働は24時間。そして安全かつ、安定した物流を担う従業員数は約600人、車両台数は522台に上ります。それゆえに、頭を悩ませていたのが「勤怠管理」の負担でした。
「もともとは、よくある紙のタイムカードで勤怠管理をしていました。それを各営業所がとりまとめてデータに入力し、本社でチェックを行うという流れです」と話すのは、管理部主任の伊藤李緒さん。
膨大なデータを人力でチェックするのにはかなりの時間がかかります。そのうえ、勤怠管理と時間外労働管理が二つのシステムにまたがっていたことも、作業を煩雑にしていました。
管理部部長の大場伸一さんは「どうしても勤怠管理が後回しになってしまって、1ヶ月遅れでようやく記録がわかるという状況でした」と回想します。
残業時間をリアルタイムで把握することができず、気づいた時には残業上限に達していた従業員もいたといいます。
「働き方改革」が叫ばれるなか、従業員の労働時間管理は急務。そこで2021年に導入を決めたのが、「ShiftMAX」でした。
決め手となったのは、ShiftMAXの強みである「オーダーメイドな勤怠管理システム」です。
カメイ物流サービス株式会社
管理部課長
菅井 啓史 氏
「当社では、職種ごとに勤務パターンがまったく異なります。しかも、配送のスケジュールによっては前日にならないと勤務時間が確定しないこともざらです。他社サービスもいくつか見てみたのですが、従業員ごと、1日ごとに細かく調整ができるシステムとなると難しくて...」と大場さん。
「たとえば大型運送では、かなりの長距離を走るために打刻が1日に複数回必要になる場合があるんです。ShiftMAXなら、そういったケースにも柔軟に対応できるのが大きな魅力でした」と伊藤さんも続けます。
打刻方法は、営業所のパソコン経由での静脈認証をメインに採用。以前、打刻の不正が発生した経験があったため、"なりすまし"を未然に防ぐ静脈認証は、導入当初から重要なポイントだったそう。
一方で、一部の従業員は静脈認証が難しいという状況もありました。
管理部課長の菅井啓史さんは「長距離運送は2日がかりになることもありますし、静岡営業所は船舶メインの業務で、従業員はすべて船員なんです。こうした場合は静脈認証が難しかったため、スマホからの打刻を活用しています」と話します。
環境にあわせて、複数の打刻方法を併用できることもShiftMAXの強みだといえるでしょう。
大型タンクローリー
海水運搬車
導入の効果
作業負担は6〜7割減！ 毎月の確認作業が格段にスムーズに
2021年1月からテスト運用をスタートし、4ヶ月後の5月に本格導入。はじめこそ操作に戸惑う声はあったものの、現場でもすぐに馴染むことができたそうです。伊藤さんは「入力に間違いがあると、ミスした内容についてアラートが表示されますよね。そのおかげで各営業所でも理解が早く、反発はほとんどありませんでした」と振り返ります。以前は別々のシステムを使っていた勤怠と時間外労働の管理も、ShiftMAXで一本化が実現。「分析ファイルを使用することで、毎月の確認作業も非常にスムーズになりました」と伊藤さん。作業負担は、じつに6〜7割は削減されたと実感しているそうです。
またコロナ禍の最中だったこともあり、システム調整の打ち合わせはほとんどリモートで実施されましたが「不安になることはなかった」と大場さんはいいます。「当社にあわせてさまざまなパターンを提案していただき、心強かったです」と太鼓判を押してくれました。
今後の展望
今、さらなる"効率化"のタイミング ShiftMAXでもっと快適な勤怠管理へ
ShiftMAXを導入して4年の今、新たな"効率化"のフェーズを迎えている同社。「今後は残業申請・管理もShiftMAXに集約できたらと考えています。現状、まだ紙の申請書を使用しているのですが、パソコンやスマホから申請・承認することで、自動で時間外労働の計算が済むような仕組みを目指します」と大場さん。実現に向けて、スマホ打刻画面を従業員ごとに調整するなど、さらなるカスタマイズを検討中です。「オーダーメイド」のShiftMAXが、これからもいっそう快適な勤怠管理を実現し続けます。