導入事例「社会福祉法人ウエルガーデン 様」
コストを抑えて全社統一のシステム導入に成功
社会の高齢化に伴い、需要が高まる介護事業。
ウエルガーデンは、特別養護老人ホームだけでなく、介護付き有料老人ホーム、デイサービスセンターなどお客様のライフスタイルに合ったサービスを提供しています。しかし、お客様の要望毎にサービスをカスタマイズすることで、従業員の勤務形態は多様化し勤怠管理は複雑化。今後の事業所増加も視野に入れ、全社的な勤怠管理の統一と効率化、コスト削減がシステム導入時の課題となりました。
昭和48年設立。40年以上の歴史を持つ介護事業法人です。東京、埼玉、千葉で6拠点を運営し、現在は埼玉県春日部市に7つ目の事業所として特別養護老人ホームを建設中です。特別養護老人ホームをはじめ、デイサービスセンター、ショートステイ、ホームヘルプサービスなどお客様一人一人のライフスタイルにあったサービスをご提案しています。「高齢者が心から"憩う"ことができ、"ふれあい"を基本とした介護サービス」に積極的に取り組んでいます。
http://welgarden.or.jp/
システム化の背景と課題
複雑化する勤務形態がストレスに...
事業所ごとのマスタを全社統一へ
ウエルガーデンは、介護付き有料老人ホーム、特別養護老人ホームによる住まいのサービス、ショートステイサービス、一般型・認知症対応型のデイサービスに訪問介護サービスなど、多様なライフスタイルや要望に合ったサービスを提供する介護事業法人です。約500 人の社員が業務に携わり、これらの多岐に渡るサービスと24 時間体制のきめ細やかなサービスを実現しています。
また、居宅介護支援事業所や地域包括支援センターでは、お客様が可能な限り自宅で自立した日常生活を送ることができるよう、ケアマネジャーが、利用者の心身の状況や置かれている環境に応じた介護サービスを利用するためのケアプランを作成し、そのプランに基づいて適切なサービスが提供されるよう、事業者や関係機関との連絡・調整を行います。専門スタッフがご家族やお客様からの相談に応じ、社会資源や介護サービス活用のご提案など幅広くサポートしています。このように、専門スタッフとの連携により、多様化が進んでいる高齢者世帯などのライフプランを実現し、心身ともに安心で安全な環境の構築を支援しています。
このような業務を提供するウエルガーデンがShiftMAXを導入した経緯について、導入担当者である工藤氏にその経緯を伺いました。
「これまでは、ある別のシフト管理システムを使っていました。法人内にサーバを設置し専用パソコンを用いて専用の回線に接続して使用するシステムです。このシステムの構築にはコストがかかるため小規模事業所には適さず、4 つの事業所のみ導入するという状況がありました。」
このように導入前の状況を振り返る工藤氏。このシステムにより、次のような課題が生じていたと言います。
「その勤怠管理システムには、介護事業特有の複雑な勤務形態に対応したカスタマイズ機能やサービスがなく、必要な情報を確認するために煩雑な作業が必要でした。このように事業所ごとに異なるハード面と複雑なソフト面の問題を抱え日々の勤怠管理を行っていました。」
続いて、勤怠管理システムの選定のポイントについて、工藤氏は次のように語ります。「既存システムとサーバのサポート終了や、事業所拡大の計画があったことから新しい勤怠管理システムへのリプレイスの検討を始めました。そこで、複数のシフト管理システムをリストアップしました。しかし、介護事業特有の複雑なシフト作成を実現できる製品は限られていました。その中でも、ShiftMAXは、介護事業特有の複雑なシフト管理に対応できるシステムでした。また、入力フォーマットがエクセルであったことも大きなポイントでした。社内にはパソコン操作が得意でないスタッフも少なくありませんので、使い慣れているエクセルを活用できることは重要な要素になりました。また、ShiftMAXはクラウド型ですので、費用面でも安価でスタートできる点、小規模事業所でも手軽に導入できる点が決め手となりました。」
導入の効果
全事業所への導入に成功
勤務管理の共通化、標準化が実現
ShiftMAX の導入から半年が経過。導入後の効果はどのようなものだったのか、工藤氏は導入以降の状況を次のようにまとめました。
「勤怠管理が効率化されたことで、『時間やコストが削減できた業務』と、逆に『時間やコストが増えてしまった業務』があります。まず、効率化されたのは、『全事業所でシフト管理と勤務コードが統一され、共通化と標準化を図ることができた』点が挙げられます。従来は事業所毎にマスタ入力を行っていたため、事業所ごとでの管理になっていましたが、今回はKYODOU 社の担当SEの方に共通のマスタ登録をお願いしました。クラウド型ですので、共通のマスタで全事業所が登録作業を行うことができます。」
さらに、効率化できた業務として、具体的に次のような例を挙げています。
「社員実績入力画面では複雑なシフトを入力できるようカスタマイズしてもらいましたので、見易さが格段にアップしました。これまでは常勤、非常勤によって休暇や手当が異なるため、チェックに苦労していたのですが、見やすいフォーマットで帳票出力できるようカスタマイズしたことで、知りたい情報、チェックしたい情報を簡単にアウトプットできるようになりました。確認作業の正確性、処理スピードが向上し、作業の効率化につながっています。」
一方で今後の課題として、「エクセルを開く際に、ある程度のスペックがパソコンに求められるようになったことが挙げられます。スムーズに動かず、時間がかかってしまうパソコンもある状況です。」と工藤氏は語ります。これは今後、パソコンのリプレイスなどにより改善していくものと考えられます。
一方で、導入後の現場の声はどのようなものだったのか、いくつか工藤氏に紹介してもらいました。「現場での入力作業はうまくいっています。社員には60 代以上のパソコン操作が苦手なものもおりますが、1 度レクチャーすれば操作方法を理解できています。操作上の不明点があった場合は、電話のみでのレクチャーで解決できています。また、従来使用していた勤怠管理ソフトの使い方を踏襲している部分もありますので、以前からいる社員にとっても馴染みがありますし、入社したばかりの総務担当者でもスムーズに操作できています。」
また、ShiftMAX 導入後のサポート体制について工藤氏はこう続けます。「プロジェクト開始当初は、介護業界特有のシフトを理解してもらうまでに時間を要しました。軌道に乗ってからは、スムーズに対応いただけるようになり、メールでの問い合わせに、すぐにお電話で対応いただいています。」
将来の展望
機能の活用を充実させ、
もっとブラッシュアップしていきたい
今後のShiftMAX の運用について、将来の展望について工藤氏に伺いました。「現在、実際に使っている機能はシフト作成、 打刻、社員実績、帳票管理、有給管理機能です。現状では難しいですが、今後はワークフローなどにも対応していければと考えています。現時点では、まだまだ完成段階ではありませんので、もっと機能をブラッシュアップし、いいものにしていきたいですね。」