導入事例「株式会社ライフ・セキュリティー・サービス様」
株式会社ライフ・セキュリティー・サービス様では、今後の成長戦略の一環として、交通警備や施設警備の「管制業務の効率化」を位置づけ、シフト＆勤怠システム「ShiftMAX（シフトマックス）」を導入。その狙いは、顧客への受注に対しより素早く柔軟に対応できるとともに、少ない人員でも対応できる環境作り。そこで目指したのが、受注（管制業務）から請求業務、給与支払い、法定書類まで一貫して管理できるシステムの構築でした。
2003年6月設立。社員数は事務系7名、警備員80名。東京都、神奈川エリアを中心に交通誘導警備、商業施設警備常駐、巡回警備、イベント警備などを行っています。生活者及び、契約先の安全・安心に最善のサービスを提供することを信条として、警備業を遵守し、地域社会に貢献することにより、社会に信頼される企業集団を創造し続けてきました。
http://www.l-security.jp/
システム化の背景と課題
株式会社ライフ・セキュリティー・サービス
代表取締役
平賀 幸仁 氏
お客様へのすばやい対応と、
管制業務の効率化が課題
株式会社ライフ・セキュリティー・サービス様（以下、ライフ・セキュリティー・サービス）は東京都や神奈川エリアを中心に、交通誘導警備をはじめ商業施設警備常駐、巡回警備、イベント警備など、幅広く警備業を行っています。そのモットーは、その地域に生活する方や契約先の安全・安心に最善のサービスを提供し、地域社会に貢献するとともに、社会に信頼される企業集団を想像すること。多くの人々が、安心して暮らすために、日夜、様々な場所でサービス提供を行っているのが、ライフ・セキュリティー・サービスです。
しかし、様々な場所や時間で警備を行うためには、スタッフの管制業務の効率化は必須課題。当時の課題をライフ・セキュリティー・サービス 代表取締役 平賀幸仁氏はこう語ります。
「管制業務の改善は、会社の成長戦略の一環として考えてしましたが、そのためには2つの課題がありました。1つは、お客様の要望に応じ、警備員をすばやく配置するということ。」つまり、すばやい対応が、よりよいサービス提供につながるということ。
「2つ目の課題は、管制業務の一元化を図ることによる業務効率化とコスト削減です。例えば、管制側に夕方に電話連絡が集中してしまったりとか、朝の7時から管制が事務所に詰めていたりしなければならず、様々な負担が生じていました。」
このように、サービス品質の向上と、社内の効率化という2つの観点から、ライフ・セキュリティー・サービスでは管制業務の見直しが始まりました。
ライフ・セキュリティー・サービスでは、それまでも警備用の管制システムを使用していなかったわけではありません。しかし、受注（管制業務）から請求業務、給与計算、法定書類までを一元的に管理することはできず、管理には多くの手間がかかっていました。平賀氏は製品を選定についてこう振り返ります。「警備業務のスピード化と効率化のためには、受注から一貫して管理できるシステムが不可欠と考えました。そのようなことができるシステムを考えた時にマッチしたのが、シフト＆勤怠システム「ShiftMAX」だったというわけです。」
導入の効果
株式会社ライフ・セキュリティー・サービス
本社所長
高野 清人 氏
毎日、7時間の配置業務が、
わずか1時間程度になるケースも
「ShiftMAXの導入で、警備員の手配・配置とその確認にかかる時間を、劇的に減らすことができました。」 こう語るのは、管制業務の責任者である本社所長高野清人氏。ShiftMAXの導入効果は「これまでは半日かかる作業だったのが、今では長くても2時間程度で終わらせることができるようになった」とのこと。
従来を例に挙げると、配置を始めるのが午後1時〜2時だと終わるのが午後5時前後。さらに、夕方に急な依頼があり手配を行うことになると、午後7時〜8時頃になってしまうことも多かったそうです。それが今では、急な依頼でも夕方4時頃に処理を始めれば5時頃にはほぼ完了するようになりました。
スピード化が実現することで、急な依頼にも対応しやすくなり、顧客満足度向上にも貢献。時間の創出が、更なるサービス向上にも役立てられるという実感が得られました。
また、ShiftMAXでは警備員が携帯電話を使って簡単な操作をすることで上番・下番報告が可能となりました。しかもそれは、クラウド上でリアルタイムに一元管理されているので、管制のPC上からも即時把握することができます。
「多少の個人差はあるものの、以前から携帯メールを活用した上番・下番の管理をしていましたので、警備員もすぐに操作に慣れることができました。」と、その操作性について語る高野氏。
早朝や夕方に電話や報告のために管制業務に負荷がかかることもなく、法定労働時間など労務を考える上でも効果的な改善が行えるようになったとのことです。こうして警備員との連絡もスムーズに行えるようになり、本格運用から1ヵ月で上番・下番の確認は94％に達することができるようになりました。
将来の展望
「管制業務の効率化」から
顧客満足度の高いサービス提供へ
ShiftMAXの導入が、これからのライフ・セキュリティー・サービスの成長戦略にはどのようにつながっていくでしょうか。再び代表取締役の平賀氏に聞きました。
「今後の事業展開として、営業所をさらに増やしていきたいと考えています。そのためには、管制業務も少人数で行えることが重要です。ShiftMAXの活用で、管制業務を効率化しつつ、サービスを向上させることができると考えます。ですから現状と今後、双方の課題解決を考える上でも、ShiftMAXは我が社にマッチした製品でした。」
今後の展望について、平賀氏は言葉を続けます。
「管制の効率的なシステム化を進めていけば、労務管理の改善も図れる働きやすい職場作りにもつながるでしょう。そしてさらに、ShiftMAXを使いこなすことで様々な要望にも対応できるようなサービスを提供し、顧客への満足度を高めていきたいですね。」