導入事例「エスシーエスピー株式会社様」

システム化の背景と課題

エスシーエスピー株式会社
常務取締役 管理部長
三浦 直樹 氏

勤怠管理業務に関する2つの大きな課題

警備業界の大手、セントラル警備保障の100％子会社であるエスシーエスピー株式会社（以下、SCSP）様は、首都圏と一部東北地方を中心に、鉄道関連施設などの施設警備に特化した事業を展開しています。同社では、勤務地が複数にわたる上に、警備業界特有の複雑な給与体系・勤務体系に対応しなければならず、勤怠管理業務に関して2つの大きな課題を抱えていました。SCSP 常務取締役 管理部長 三浦直樹氏は当時の状況を次のように振り返ります。

「当社では警備員の勤務状況を把握するために、出退勤時の報告と中間報告の複数回、管制員に電話連絡を入れる決まりになっています。しかし、隊員の勤務開始時間が重なり、毎朝100件ぐらいの電話が1時間から1時間半の間に集中してかかってきます。また、中間報告もありますので、電話のやり取りだけで1日が終わってしまう。管制員の業務負担の軽減が急務でした」。

もう1つは、勤務実績の確定と給与計算の早期化の課題です。それまで勤怠データと給与データを二重で管理していたため、煩雑で無駄な作業が多く、また、勤務実績を確定する作業も月末の締め日にならなければ行えない状況でした。さらに、勤務実績の確定後も「給与計算を手作業で行っていたため、多くの人員と時間が必要だった」と三浦氏は指摘します。

SCSP様ではこうした2つの課題を解決するために、勤怠管理業務のシステム化に着手。他製品と比較検討した結果、専門的なスキルがなくても扱える使いやすさと、導入のしやすいコスト面などを評価して、シフト＆勤怠システム「ShiftMAX」の採用を決定しました。

導入の効果

エスシーエスピー株式会社
警務部 管制係長
佐藤 真也 氏

「管制員の業務軽減」と
「給与計算の早期化」を実現

「ShiftMAX」の特徴は、使い慣れたエクセルでシフトを作成して、ワンクリックでクラウド上にアップできるハイブリッド型のシステムであるということ。出退勤の報告から、勤怠集計、給与計算まで、SCSP様が求める一連の勤怠管理業務に対応しています。

「ShiftMAX」の導入により、SCSP様がまず目指したのは、出退勤報告の自動化です。年配の警備員が多く在籍しているため、複雑な操作を必要としない、携帯サイトを使った出退勤報告の自動受付サービスを採用しました。専用の携帯サイトではワンクリックで出退勤報告が完了。入力したデータはクラウド上のシフト表に反映され、管制員は勤怠情報をリアルタイムに確認できます。管制員を務める警務部 管制係長 佐藤真也氏は導入による効果を次のように語ります。

「電話の受け答えをする回数が圧倒的に減りました。当日の人員の割り当てのチェックなど、より大切な業務に多くの時間を使えるようになり、仕事の精度が上がったと実感しています」。また、三浦氏も「管制員の業務負担があまりにも大きかったため、1日1名、ひと月に換算すると計3名の増員を検討していましたが、その必要がなくなった」と人件費の削減につながったことを高く評価しています。

さらに、もう1つの課題であった給与計算の早期化も実現しました。「勤怠データと給料データが一体化され、常に最新の勤務実績が反映されているので、実績確定が素早く行えるようになった」と佐藤氏は強調します。

また、給与計算の処理も「当初は4、5名で4 〜 5日かかっていたものが、2、3名で1日半で済むようになった」と三浦氏は話します。さらに続けて「最終的には、月末に締めた後、間をおかずに管制員から勤務実績を受け取り、ボタン1つで給与ソフトに反映できるようにしたい」と目標を語ります。

将来の展望

「勤怠の見える化」と
「夜間無人化」へ向けて

今回のシフト・勤怠管理のシステム化により、勤怠管理業務の大幅な効率化を実現したSCSP 様では、将来に向けたさらなるシステム活用を模索しています。そのひとつが「勤怠の見える化」です。「ShiftMAX」の勤怠データをもとに警備員の実働時間や残業時間などの分析を行い、より効率的な経営の実現のために役立てていきたい考えです。

また、今回実現した出退勤報告の自動化にとどまらず、管制員の業務のさらなる軽減を実現していくことで、「将来的には、管制業務の夜間無人化を目指していきたい」と最後に三浦氏は力を込めて話しました。