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導入事例

導入事例「株式会社カジ・コーポレーション様」

勤怠集計業務を従来の1/5に削減!
現場管理者の労務管理の意識向上にも寄与

株式会社カジ・コーポレーション

今や私たちの余暇に欠かせないカラオケやインターネットカフェ。その他の2事業と合わせて4事業を全国で展開するカジ・コーポレーションの業務には、約1400名(2015年2月時点)の社員、パート、アルバイトスタッフが携わっています。複数の事業を展開することで多様化するスタッフのシフト作成と管理、そして本部での給与計算にかかる勤怠集計の時間削減がシステム導入時の大きな課題となりました。

1984年創業。「映像・音・空間」を夢あるカタチにしながらお客様の「心の元気」づくりに努める」を理念に、総合アミューズメント事業を展開するカジ・コーポレーション。カラオケ機器の販売・リース事業を柱とし、メディアショップ・リユースショップ事業、複合カフェ事業、ダーツ事業の4事業を全国展開する。年商160億円を超える(平成27年2月決算時点)業界のリーディングカンパニー。
http://www.kaji-corp.co.jp/index.html

システム化の背景と課題

約1,400名の勤怠集計作業時間は膨大!
エクセルでの作業効率化が肝に!


株式会社カジ・コーポレーション
左:総務課 係長 岩田健吾氏
中央:本社 総務課 舘山直美氏
右:総務課 課長 鈴木雅登氏

カジ・コーポレーションは4つの事業からなる総合アミューズメント企業です。1つ目の事業は創業事業であり、稼ぎ頭でもあるカラオケ店舗へのカラオケの販売、レンタル事業です。北海道から沖縄まで全国エリアに展開します。2つ目の事業は、インターネットカフェとカラオケBOXの運営です。フランチャイズを含む全70店舗を全国に展開しています。3つ目は、ゲーム機器の新品・中古の販売。ゲーム機器の新品の売上が低迷する中で、ビンテージの販売に力を入れ、利益率を着実に伸ばしています。4つ目は、今年の4月からの新規事業として開始したダーツの販売、レンタル業務です。

これら全国の各事業部、各店舗の約1,400名分のタイムカードの集計作業を行うのは、たった4名の本部総務部スタッフ。集計業務には、2週間の期間を要し、締め日前は毎月残業続きであったと鈴木氏は語ります。

このような状況のもと、システム導入による集計作業の時間削減は1つの課題でした。システムを選定するに当たり、総務部の舘山氏は現場の声をヒアリングしたところ、「複数の事業を展開していることから、それぞれの事業によって勤務形態は異なります。例えば、カラオケBOXの内勤者は午前10時から午後7時の一般的な勤務時間。しかしインターネットカフェは24時間営業なので2~4交代制をとるなど、店舗によってシフトはさまざまです。煩雑化するシフト作成を、現場では、エクセルを使用してシフトを作成・管理していました。」と語ります。

そこで、既存のエクセルを有効活用できて、エクセル入力した内容を一元管理することで他部署とも連携しやすい勤怠管理システムとして候補に上ったのがShiftMAXでした。「他社の製品は、主に勤怠管理がシステムのメイン機能となっていましたがShiftMAXは、シフト管理機能が充実してところが弊社の要望にマッチしていました。」と舘山氏。また、鈴木氏は「エクセルの柔軟性とだれでも使えるという簡易性に加え、初期費用、ランニングコストを含めてコストが安価であることが導入の決め手となりました。」と語ります。

導入の効果

2週間かかっていた集計業務が2日間に短縮
現場管理者の勤怠管理への意識向上も

カジ・コーポレーションではShiftMAX導入から2年が経過。その導入後の効果について、舘山氏は次のように振り返ります。「これまで全国からタイムカードを回収し、集計までに2週間かかっていた作業がたった2日に短縮されました。」さらに続けて次のような効果もあったと語ります。「ShiftMAX導入後、総務での業務は、チェック作業がメインとなりました。例えば、勤怠管理の承認作業が済んでいないものはアラート表示がされるようになっています。アラートされているものだけを帳票出力してチェックします。必要なものだけを帳票出力できますので、チェック作業の効率化につながっています。」

導入のきっかけの1つとなった、エクセルを活用したインターフェースは現場でも好評を得ているとのこと。「操作がわかりやすくスムーズに導入できました。」とC氏は語ります。「複雑なシフト作成に加え、時間帯や休日、繁忙期によって複数の時給のパターンがあるのですが、マスターに複数パターンを入力できるようにカスタマイズしてもらったことで簡単に管理できるようになりました。エクセルでその日の給与パターンを選択することで、ほぼ自動的に給与計算までしてくれます。」

また、現場では打刻漏れや不正打刻、不正修正への対策も懸念点でしたが、この点について「打刻後に2名の上長が承認することで打刻が確定するようになっています。未打刻、未承認があれば、アラート機能でお知らせが来ますので、現場でのヒューマンエラーや不正行為を最小限におさえられるようになりました。実は、これによって見えない嬉しい効果が現れました。」と岩田氏。「これまで、各営業所や各店舗の管理者は、入力されたタイムカードを本部に送るだけが仕事になっていました。しかし、打刻後に承認作業が必要となったことで、勤怠管理への意識が高まったのです。スタッフが何時から働いているか、今日のシフトは何名体制なのか、残業が超過していないかなど、管理者がスタッフ全体の勤怠を把握するきっかけになったと感じています。」

つまり、現場での勤怠管理のフローが構築され、実際に機能するようになったのです。その1つの例に、ShiftMAXの機能を使い、日次、月次での労務費の状況をチェックし、店舗の予算消化状況を管理するようになったことも挙げられます。

今回、ShiftMAXの初期費用、ランニングコストの安さが決め手の1つとなりましたが、コストについては他の面でも改善効果が生まれたとC氏は語ります。

「新しい事業所や店舗にタイムカードシステムを導入するとなると10万円は下回らないでしょう。ShiftMAXは、クラウド型のシステムですので、インターネットにつながれているパソコンにインストールし、打刻機を購入するだけでスタートできるのです。これは大幅なコストダウンになりました。」

将来の展望

これからも進化を止めずに、さらなる効率化を推し進めたい

効率化には終わりはなく、課題を発見し改善し続けることで、さらなる効果につながります。その点、ShiftMAXは細かなカスタマイズも可能。「カスタマイズの要望に応えてもらっていることで、日々使いやすく進化しています。今後も、細かいレベルまでカスタマイズして、さらなる効率化を進めていきたいですね。」と、今後について舘山氏は語りました。