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導入事例

導入事例「ALSOK 綜合警備保障株式会社様」

「臨時警備」を効率的に管理

ALSOK(東京都港区、青山幸恭社長)は今年5月、常駐臨時警備の管理業務をシステム化し、効率アップを図った。使用ソフトは、KYODOU(東京都新宿区、澤橋秀行社長)のシフト&勤怠システム「ShiftMAX(シフトマックス)」。導入の経緯と効果を、ALSOK総合事務部SS事務課に聞いた。
【協力・ALSOK、KYODOU まとめ・瀬戸雅彦】

「上下番報告」を自動受付に

上下番管理担当者の負坦軽減

ALSOKは、協力会社の常駐臨時警備の勤怠を同社稲城ビルの総合事務部SS事務課で管理している。
従来、担当者は協力会社警備員から自宅出発、上番・下番、退出などの報告を、平日中に電話連絡で受けていた。
しかし朝タの一定時間に電話連絡が集中し業務が繁雑になること、警備業務が土日・夜間にも広がることから、対応を検討する必要性が出てきた。そこで同課では平成26年5月から、担当者の業務負担を軽減し、人員の省力化を図ることを目的とした24時間・365日対応可能な勤怠システムの導入を検討し始めた。

膨らむ要望を整理

同課はまず、メーカー2社が販売している勤怠システムを試してみた。SS事務課・岩脇祐太課長代理は、そのときの印象を次のように話す。
「どちらの会社も警備業務なら必須である電話の報告効率化についての提案がなく、一般的な勤怠システムの枠から抜け出ていない印象でした。実際に業務で使用したときに使いにくそうだと感じ、導入する気になりませんでした。」
1年が過ぎ、媒体広告で「シフトマックス」の存在を知り、抱えている課題をすべて解決できるシステムであることから再び採用を検討。フレキシブルな対応が可能な同システムに一時は要望が膨らんだが、繰り返し行ったコンサルティングでそれらを整理し、昨年秋に要件定義を固めた。同社の要求に自わせたカスタマイズを行ったうえで今年4月に試作版の「仮納品」、そして社内環境で実際に使ってみる「テスト運用」を経て、5月2日の本稼働に至った。

電話対応が大幅に減少

モニターを監視する担当者

システムを導入した効果としては、まず報告電話の件数が大きく減少したことが挙げられる。上下番の連絡は携帯電話やスマートフォンで報告するケースが多く、それらを管理する担当者は朝・タの電話対応とホワイトボードを使ったシフト管理を行うことが多い。

「シフトマックス」による出退勤の自動受付システムを利用すると、携帯電話やスマートラォンで指定の電話番号に発信し、音声ガイダンスに従って必要な番号をボタンプッシュするだけで出退勤の報告が完了する。担当者は電話対応に追われることなく、パソコンのモニターで隊員の動向をチェックするだけで済む。

同課ではシステム導入前は、担当者6~7人で一日300~400件の電話報告を受けていた。岩脇課長代理は現状をこう語る。

「電話が混む時間帯はあまりに多忙なため、聞いた内容を書き留めることに終始してしまい、『報告がないところを見つける』という本来の自的が後手にまわっていました。今は電話対応の回数が減り、チェックや緊急時の対応など重要な業務に時間を割くことができます。」

業務の精度が向上しただけでなく、朝の担当者は3人に半減した。人員省力化により他の業務に就くことができるようになった。

請求額の自動確定へ

SS事務課・秋元誠課長代理は今後取り組む課題として、「請求金額確定の自動化」を挙げる。「現在はまだ、現場報告書で確認する作業が必要ですが、臨時警備員に正確な作業終了時間をシステムで報告してもらえれば、その時点で請求金額を確定できます。発注書・請書など委託元と委託先で交わす書類や、臨時警備員への鍵の受け渡し・返却の仕組みなどの自動化が要望としてあります。」

その一方で、「入退出のデータ整形など、われわれ上下番管理担当者の負担軽減にもつなげていきたい」と豊富を語った。

教育と研究の拠点 - ALSOK稲城ビル -

ALSOK上下番管理担当者が業務を行う総合事務部SS事務課は、「ALSOK稲城ビル」=写真=内にある。

同施設は今年4月に千葉県印西市から移転し、「東京研修所」として東京都稲城市に新設した。240人が収容可能な研修室のほか、全天候型の訓練スペースも備えている。

本館は地上6階、別館は地上2階建てで、研修室・実習室・訓練スペース・講堂・グラウンド・食堂・宿泊室を備え、最大200人が宿泊できる。新入社員研修をはじめ、2020東京五輪・パラリンピックも視野に入れた座学と実技によるさまざまな研修を行う。

また最先端の研究開発を行つ「セキュリティー科学研究所」も入居し、人材育成と共に同社では "研究の拠点" と位置づけている。

所在地=東京都稲城市若葉台1丁目20番

勤怠管理ソフトの導入が加速

警備員の勤怠管理を効率的に行うため、システム化を検討する会社が増えている。
警備業では今後、時間外労働規制など労働時間の管理が一層求められる。人材不足から業務の効率化も必要となり、勤怠管理のシステム化はさらに加速していきそうだ。

数ある勤怠管理ソフトから「シフトマックス」が選ばれている理由として、開発・販売元のKYODOUが警備業務に精通していることが挙げられる。特に勤務地・時間が日によって変わり直行直帰が多い2号業務は勤務体系が複雑で、一般的な勤怠システムでは対応しきれない。

また、一般事務に広く使用されている表計算ソフト「エクセル」をユーザーインターフェイスに採用していることも人気の理由のひとつだ。導入後、担当者が操作について新たに学習する必要がなく、教育費用をかけなくて済む。

またシフト・勤怠管理のデータ管理をPCやサーバーではなくクラウドに置くために、場所を選ばない打刻が可能となる。「複数の拠点の打刻の一元管理」や「出先の一元管理」ができ、今回の導入事例ではALSOKと協力会社で情報共有がリアルタイムにできる。
クラウドの場合、クラウド提供会社が災害対策・保守・メンテナンスを責任を持って行っていることから、勤怠データの消失やウイルス感染などの心配がいらない。自社でセキュリティー対策の必要がないため、労力やコストを大幅に削減することができる。

今回のALSOKをはじめ、日警保安(千葉市、池田隆夫社長)、エスシーエスピー(CSPグループ、東京都渋谷区、菅原護社長)、サンエス警備保障(千葉市、大野淳史社長)などがシフトマックスを導入しているが、いずれも効率化に成功している。