導入事例「カシオマーケティングアドバンス株式会社 様」
カシオマーケティングアドバンス株式会社様では、営業スタッフの出退勤の打刻に携帯電話の活用を検討。
選定の結果、新たにシフト＆勤怠システム「ShiftMAX（シフトマックス）」を導入。
さらに、Excelをインターフェースとすることで複雑な帳票にも対応。システムのクラウド化で、申請業務の効率化にもつながるなど、多くのメリットが得られました。
2011年「カシオサポートシステム株式会社」、「カシオフィールドマーケティング株式会社」、「カシオマーケティング株式会社」3社が統合。商品知識や販促ノウハウを備えた人材を一元化し、機動的に活用。流通への展開・サポートを強化しながら、店頭販売からeコマースに至るまで、国内のカシオ販売チャネルの整備、充実を図る。
http://casio.jp/
システム化の背景と課題
カシオマーケティングアドバンス株式会社
第一営業部 企画管理室
高見 久美子 氏（左）、
尾崎 謙治 氏（右）
携帯電話で打刻できること、
現状書式を変えないことが選定の条件
カシオマーケティングアドバンス株式会社様（以下、カシオマー ケティングアドバンス）は、デジタルカメラ、電子辞書、時計、電子楽器など数多くの「CASIO」製品の国内市場での営業および販売促進業を主な事業としている企業です。フィールドセールスを行う社員が大半を占め、様々な販売店舗へと直行・直帰（入店・退店）するスタッフが多いという特徴があります。
そのため、「携帯電話」を活用した打刻ができれば、勤怠情報の入力漏れもなく、管理がしやすくなる...という理由から、新たな勤怠管理システムの導入を検討しました。その経緯を次のように振り返るのは第一営業部 企画管理室 尾崎 謙治氏。
「携帯電話での打刻ということを必須条件に選定を行いました。しかし、スマートフォンではできるけれど、携帯電話ではできないというシステムも多く、両方に対応できるベンダはなかなか見つかりませんでした。結果、3 社ほどの中から選定することになりました。」
また、同じく第一営業部の高見 久美子氏はシステムの要件を次のようなものだったと語ります。
「入退店の時刻の取得のほか、半休、有給、時間有給、時間外の計算...これらを手書きの書式に記入して行うなど、弊社の勤怠管理は独特なところもあるので、そういう複雑な計算もすべて反映されなければなりません。また、システム導入に当たっては、ほかの部署もある中で、当部署のみ『帳票の書式は変えてはいけない』と、管理部からの要請がありました。」
つまり、「携帯電話での打刻」、そして「現状フォーマットを変えなくてよい」という勤怠管理システム。このように考えた時に、Excel のフォーマットを利用して入力できるKYODOU のシフト＆勤怠管理システム「ShiftMAX」が選ばれました。
導入の効果
Excel対応なので多様な帳票にも対応、
画期的な業務効率化につながった
携帯電話での打刻に対応している上、これまでのExcel のフォーマットがそのまま使えるShiftMAX。まず、その評価した理由について、高見氏はこう解説します。
「携帯電話によるリアルタイム打刻ができて、しかもGPSで打刻場所も特定可能、それがシステム上に反映できるという点がまず、大きな評価ポイントです。それに加え、Excel 上で入力できるというのが、オンリーワンの製品だと感じました。
というのも、当社では、勤怠の申請などに関する書類が多くあります。例えば有給取得の際には、専用の申請用紙に記入した上で、それに検印、郵送するという工数がかかっていました。郵送代だけでも1 人1 件80 円はかかってしまいます。それが、ShiftMAXを活用することで、これまでの申請用紙のExcelのフォーマットがそのまま活用できる上、申請業務が効率化できるのです。申請情報をShiftMAX 上に入力するだけで、有給情報がデータ化。クラウド上で一元管理されているので、郵送代やそれに関する作業コストなどが大きく軽減できたのです。」
さらに高見氏は、月次集計の業務の効率化にも成功したといいます。
「例えば20日を締日とすると、その段階で勤怠状況はすべてデータ化されています。これまでは管理部門への提出が、「20日締めで翌月頭」だったのが、「20日締めで23～24日」というように、3 営業日くらいで管理部門への提出データが作成できるようになるという、画期的な効率化につながったのです。」
伝言板機能の活用で、
さらなる業務効率化へ！
ShiftMAXによる業務の効率化は上記にとどまりません。セールススタッフへの伝達事項が、ShiftMAXの伝言板機能を活用することで効果的に行えるようになったのです。
「スタッフは毎日必ず打刻を行うためにShiftMAXを開きます。
そこに伝言板機能を搭載しているため、緊急連絡事項など伝わりやすくなったという効果がありました。また、開封しているスタッフ、未開封のスタッフもわかりますので、そのフォローも素早く行えるようになりました。」と語る尾崎氏。ShiftMAX の活用で、カシオマーケティングアドバンスは大きな効率化につながっただけではなく、就業管理への意識向上にもつながりました。
将来の展望
伝言板機能の活用で、
さらなる業務効率化へ！
ShiftMAXによる業務の効率化は上記にとどまりません。セールススタッフへの伝達事項が、ShiftMAXの伝言板機能を活用することで効果的に行えるようになったのです。
「スタッフは毎日必ず打刻を行うためにShiftMAXを開きます。
そこに伝言板機能を搭載しているため、緊急連絡事項など伝わりやすくなったという効果がありました。また、開封しているスタッフ、未開封のスタッフもわかりますので、そのフォローも素早く行えるようになりました。」と語る尾崎氏。ShiftMAXの活用で、カシオマーケティングアドバンスは大きな効率化につながっただけではなく、就業管理への意識向上にもつながりました。