お気軽にお問い合わせ下さい TEL:0800-888-0058
資料請求
導入事例

導入事例「日本環境クリアー株式会社様」

100を超える現場の一元化管理に成功、帳票作成業務も大幅効率UP!

私たちの生活に欠かせない「水」の循環管理と品質保全。そして、100以上のビルメンテナンスを提供する日本環境クリアー株式会社(以下、日本環境クリアー)では、1,000名を超える社員、パートスタッフが勤務。トータルサポートを提供することで多様な業務形態となり、特に、ビルメンテナンス事業では、現場の勤務形態や環境に依存する勤怠管理がシステム導入時の大きな課題となりました。

昭和51年創業。上・下水道管理事業(O&M事業)、ビルメンテナンス事業の2つを柱とする日本環境クリアー株式会社。上・下水道管理サービスでは、浄水処理サービス、管路・配水サービス、顧客サービス、下水処理サービスといった水処理施設やサービスの管理・運営しています。ビルメンテナンス事業では、清掃、環境衛生、設備に関わる管理、警備、受付業務までを包括してサポートし、お客様にきめ細やかなサービス通じて、快適な空間をお届けいたします。
http://www.jecweb.co.jp/index.html

システム化の背景と課題

現場ごとに異なる勤務形態、担当者1人での紙ベースの出勤簿管理は限界...


日本環境クリアー株式会社
常務取締役
矢澤 学人氏

日本環境クリアーは、上・下水道管理事業(O&M事業)、ビルメンテナンス事業の2つ事業を柱としています。上・下水道管理事業では、浄水処理、管路・排水、下水処理サービスに中心に、「水」の良好な循環、品質管理を行っています。ビルメンテナンス事業では、100以上に及ぶビルのメンテナンス業務をサポートしています。例えば、清掃サービスでは、日常清掃から特別清掃、ガラス清掃。環境衛生管理サービスでは、空気・給水・排水管理、害虫防除まで対応しています。設備管理サービスでは、施設内設備の日常点検、緊急対応や法的点検、電気保安設備など、また受付、駐車場管理、管理人サービスまでに渡るサポートが可能です。

本プロジェクトを担当した藤本氏は、ShiftMAX導入の経緯について次のように語ります。「ビルメンテナンスに関して多岐に渡るサービスを提供しています。そのため、雇用形態や勤務形態も業務の数ほどあり、更には、管理先のビルの営業時間や運営によってまた異なります。そのため、労務管理を簡単に一元化することが非常に難しい状況でした。また、管理先のビルによっては、ネット環境や打刻システムを設置できない場合もあり、手書きの出勤簿が主流となっていました。従来は、現場管理者から送られてくる手書きの出勤簿を、総務部担当者がたった1名で取りまとめ、入力作業を行っていました。」パートを含め1,000名を超える従業員の給与入力を1名の総務担当者が対応していたそうです。担当者の負担が大きく非常に厳しいスケジュールです。 藤本氏はこう続けます。「上・下水道管理事業では、エクセルで勤怠管理を行っていたものの、給与入力については総務担当者が手入力をしていました。常に、ヒューマンエラーが懸念されていました。また、出勤簿の管理は出力した紙ベースで行っていたため、必要な際には膨大な量の紙の中から情報を探し、コピーして使うという非効率な作業を行っていました。」このような状況のもと、「作業の効率化」を図ること、そして「ヒューマンエラーの削減」が目下の課題となっていました。

また、矢澤常務はこう語ります。「実は、従来使っていた勤怠管理表のエクセルを作り込みすぎてしまい、対応して移行できるシステムを探すことが困難でした。業種と取引先の数だけ存在する勤務時間、休憩時間などの煩雑な勤怠管理に対応できるシステムはパッケージ型ではなかなか実現できません。」

これらの課題を解決する機能を備えていたのがShiftMAXでした。「これまで使ったことのある勤怠管理と比較し、これならいけると感じました。警備会社の実績があったことも決め手の一つになりました。」と藤本氏。また矢澤常務は、ホームページや実際のミーティングを介して、専門性の高さを感じたことが導入の決め手となったと語ります。

導入の効果

勤務管理の一元化に成功
現場従業員の勤怠に対する意識の向上

ShiftMAXの導入から約1年が経過し、その効果を藤本氏は次のように語ります。「事業部ごと、担当者ごとに成果や効果の程度は異なっています。上・下水道管理事業の一部からテストを開始しました。テスト段階では作業が難航したものの現在は稼働に乗っています。総務部では、給与の手入力作業がなくなり、作業は格段に軽減されました。しかし、ビルメンテナンス事業にはまだ課題が残ります。ビルによっては、ShiftMAXを使うために必要なネット環境や打刻機の設置ができません。その場合は、出退勤時の打刻をすることができないのが現状です。」と藤本氏は語ります。ビルメンテナンス事業の現場管理者は、従来同様、紙ベースで提出された勤怠簿をShiftMAXに入力し直す必要があります。現場管理者は1名で何十箇所という現場を担当します。締め日の月末に全ての現場従業員のデータを1人で手入力する業務は容易ではありません。しかし、その反面、時間管理への意識は高まり、これまでできていなかった責任者による勤怠管理を実現することができました。

懸案となっていた、数十パターンにも及ぶ勤務形態のシステム管理の一元化、複雑化したエクセルの移行作業ですが、本稼働までには時間がかかりました。「当初の予定では、約半年での本稼働を目指していました。しかし、実際は、検討からテストまでに1年。その後、テスト期間の3ヶ月経て、本稼働までに1年半かかってしまいました。まだ1部署、稼働できていない部署もあります。」と藤本氏は今回のプロジェクトの難しさについて語ります。

「当初のスケジュールから大幅にずれ込んだ原因に、要件定義に予想以上に時間を要したことが挙げられます。事業所や部署、現場によって異なる状況や要望を吸い上げ、取りまとめる作業が難航しました。また、ShiftMAXの導入と並行して、人事制度の見直しを行われたこと、担当者の変更があったことも本稼働が遅れた原因の1つでもあります。しかし、時間をかけて導入をすることで、修正やフィードバックを重ね、精度を高めることができました。」と藤本氏は語ります。つまり、時間はかかったものの、形ができたことで、部署ではスムーズに導入ができるようになったとのことです。

そして、導入の成果はまだ具体的な数値には現れていないものの、派生効果があらわれていると藤本氏は続けます。「シフト作成は、従来バラバラだったエクセルからShiftMAXに一元化することができました。紙ベースのものをデータ管理できるようになったこと、データとして残せるようになったことは大きな進歩です。また、お客様へ毎月勤務予定表を提出しなければならないのですが、ShiftMAXで帳票出力できるようになったので作業が効率的になりました。これまでは、お客様の指定するフォーマットに入力し、提出する形式をとっていましたが、導入を機に自社のフォーマットを作成しました。できる限り、このフォーマットで提出させていただけるようお客様にもご協力いただいています。」 また、ShiftMAX導入後のサポート体制については、「自社のPC環境のアップデートが遅れていることが原因でShiftMAXが適合せず、難航した場面もありました。サポート体制により無事解決することができました。今は順調に稼働しています。」

将来の展望

機能の活用を充実させ、 段階的な導入で2~3年後100%を目指す

今後のShiftMAXの運用について藤本氏はこう語ります。「現在、実際に使っている機能はシフト作成、打刻、勤怠管理、実績、確定、集計機能です。今後はワークフローの機能も使っていき、年休管理もShiftMAXに一元化していきたいと考えています。また、ShiftMAXを導入したことにより、現場の個々の従業員が勤怠管理の意識をさらに高め、業務効率化、残業時間の削減を狙っていきたいです。」

また、矢澤常務は「導入後に課題もありますが、まずは、2〜3年を目標に、スムーズな運用と従業員への浸透を目指していきます。」と将来の展望について語っています。今後もShiftMAXの活用で、ビジネスのさらなる発展と効率化に寄与することが期待されます。