導入事例「富士屋ホテル株式会社様」

システム化の背景と課題

ホテル、レストラン、ゴルフ場...複雑な勤務体系の勤怠管理を効率化するには？

富士屋ホテル株式会社
管理本部 総務部 総務・人事課 課長
神蔵 絵利子氏

神奈川県の箱根・宮ノ下の温泉地に位置する富士屋ホテル。その歴史と洋風のたたずまいは多くの人に知られています。また富士屋ホテルチェーンとして展開し、箱根エリアだけでも3つのホテルを有するほか、全国各地にホテルなどを展開。ほかにも、レストラン、ゴルフ場、ミュージアムなどの経営を行っています。このような多角的な経営をしていることや、ホテルという24時間多くの種類のスタッフが勤務することからその勤怠管理は複雑化せざるを得なかったと富士屋ホテル株式会社 管理本部 総務部の神蔵絵利子氏は語ります。

「ホテルは色々な業務の集合体です。それだけに勤怠パターンは多様です。そこにさらに正社員と非正規社員などの区分が加わります。ほかにも、朝に出勤して日中休憩し、その後夕方から勤務する...という"中抜け"という独自の働き方があります。」また一方、複雑な勤務体系以外に、既存の勤怠管理方法も課題の一つだったといいます。

「複数のホテルやレストランなど、多角的な経営をしていることから、それぞれの店舗や事業所などで勤怠の管理方法が異なることも課題となっていました。紙で実績を記入するケースもあれば、タイムカードを利用する場合もあります。このように事業所ごとにバラバラの管理体制だと、二重入力などのムダや管理の手間などが発生してしまいます。ほかにも、部門ごとの集計のために時間がかかるといったデメリットがありました。」

このような状況の下、社内で人事給与システムを入れ直す時に勤怠管理システムも見直しする気運となりました。しかし、複雑な勤怠パターンを管理するには、既存のパッケージ型のソフトウェアでは難しい状況がありました。しかし、自社向けの大規模な勤怠管理システム開発を実施すると膨大な費用が発生してしまいます。そこで情報システム担当が中心になって選定を進めましたが、その際のポイントは、柔軟かつ一元的にムダなく勤怠管理が行えること、PC作業があまり得意ではない担当者でも操作できることが挙げられました。神蔵氏は勤怠管理システム検討の過程を次のように振り返ります。

「このような勤怠管理を実現するために、経営企画部内の情報システム担当はまず"Excelで管理"する方法を探しました。その結果、"Excelの柔軟性と容易さを持ちながら、クラウド上で一元的に勤怠情報を管理できる仕組み"として、まさにKYODOU社のShiftMAXが適しているのではないか、と考えて導入検討を進めたのです。」

ShiftMAX以外にも検討していた製品はありましたが、高価格のシステムか、安価だが柔軟性のないパッケージ製品と両極端。自社のニーズに適切に応えられるということからShiftMAX選定に至りました。

導入の効果

3日かかる業務を1日に短縮！
勤怠業務の効率化が"現場力"を育む

「結論から言いますと、通常3日かかっていた勤怠管理がわずか1日でできるようになりました。」神蔵氏はShiftMAXの効果について、こう語るとともに、次のように続けます。

「そもそも、ShiftMAXは、全社導入に先駆けてまず、富士屋ホテルで導入を開始しました。レストランスタッフなども含め、多様な勤怠パターンのスタッフがいることが、このホテルを選んだ理由です。一般的なASPの勤怠管理ソフトの場合、入力フォームが固定的で変更できませんが、ShiftMAXの場合にはExcelですので、それぞれの勤務形態に合わせられます。ホテル業特有の働き方にも対応しやすいというわけですね。」このようなShiftMAXだからこそ、次のような効率化が可能になりました。

「先に述べた通り、勤怠情報の集計を行う際には、これまでは紙や打刻機の情報をエクセルへに入力し、それを別の担当者がシステムに入力するなど二重三重の手間がかかっていました。もちろん、そのチェック確認にも時間が必要ですし、ヒューマンエラーが生じる原因にもなりかねません。このような手間が一気に集約されたことが、この効率化の理由です。」神蔵氏はほかにも、操作面や管理面でのメリットを感じているとのこと。

「操作はすべてExcelで行いますので、新たな操作を覚える必要がなく、現場からも好評です。また、様々な拠点の勤怠情報がリアルタイムに反映されていますので、『今月は半月間、稼働時間が多いから残りの2週間で削減に取り組もう』というような施策を打つことができます。」

こうして勤怠管理の効率化への取り組みに成功したことで、「どんどん"現場"に出ていき、来客との接点を増やすことで、何か課題があった場合に現場で改善するという、"現場力"の向上につながりました。」と、神蔵氏はその効果が、単なる効率化に留まらなかったことを指摘しました。

将来の展望

全店にShiftMAXを展開することでさらに大きなメリットに

まずはスモールスタートでShiftMAXによる勤怠管理の改善に手ごたえをつかんだ神蔵氏は、引き続き全店への展開を検討していると語ります。

「ShiftMAXを導入することで、全店での業務効率化を進められることができるので、グループメリットが出てくると考えています。全店の情報を本社で一元管理しやすくなる点もそうですが、多くのスタッフが現場に出る時間が増えれば、ますます"現場力"が高まっていくことでしょう。そして、歴史と伝統に培われたおもてなしの心を、訪れるお客様にこれからも提供していきたいですね。」