導入事例「セコムジャスティック株式会社様」

システム化の背景と課題

セコムジャスティック株式会社
業務本部 業務部 中央管制室
都筑 介宣 氏

既存システムのリプレイスと
サービス選定に難航

セコムジャスティック株式会社様（以下セコムジャスティック）は、日本でも大手警備業であるセコムグループ最大規模の、常駐警備専門とする企業です。様々なリスクが企業や社会を取り巻く今、セキュリティを確保するためにも、大規模施設をはじめ各種施設の警備が主業務で、建物にまつわる人々の時間、財産や将来を守り、オフィスや家庭に安心を提供するサービスをしています。現在、セコムジャスティックでは640を超える派遣先に警備員を派遣し（2012年1月現在）、日夜、その安心と安全を守っています。

そのためにも、約2700人の警備員が日勤、夜勤、24時間と様々なシフトで派遣され、施設警備に当たっています。しかし、警備員の出勤・退勤（上番・下番）の管理を行う管制には電話連絡が集中したり、対応する管制スタッフ確保が必要になったりするなど多くの負担がかかることが課題。そこで音声認証による出退勤管理システムを利用していましたが、やがてWindows 2000ベースのそのシステムがサポート切れを迎えることになり、リプレイスを検討せざるを得ない状況となったのが、今回のシステム検討の経緯です。当時を振り返り、管制長である都筑 介宣 氏は次のように語ります。

「警備員の出勤・退勤（上番・下番）を管理する新しい自動で受け付けるシステムの導入を検討したのですが、なるべくこれまで通りに、違和感なく使えるシステムを導入したいと考えていました。しかし、そのまま移行できるようなシステムが見つからず、新しく開発するにもコストがかかる...という状況で、2、3年間、検討を繰り返し、先送りになっていました。」

管制、警備員とも、これまで慣れ親しんだ操作で作業を行った方が、当然、効率的ですし、新たな教育などにかかる負担も減らすことができます。また、警備員はこれまでは携帯電話を使った音声認証システムを利用していたことから、携帯電話使った勤怠管理システムならば、スムーズな移行につなげられることでしょう。

「これまでの流れをそのまま移行する...これが難しいところ」という都筑氏。そのようなシステムの構築を検討し続けた結果、選ばれたのが勤怠をリアルタイムに管理できる「ShiftMAX」です。

導入の効果

携帯電話で簡単入力、
勤怠をリアルタイムに管理

「ShiftMAX」は、警備員が携帯電話により出勤・退勤（上番・下番）の報告が可能な自動受付システムです。その操作は簡単で、警備員は持っている携帯電話で指定の電話番号に発信し、必要な番号をボタンでプッシュするだけ。あとは簡単に出勤・退勤（上番・下番）、定時の報告がリアルタイムに自動的にデータベースに反映されるというものです。この「ShiftMAX」の導入効果について都筑氏はこのように語ります。

「これまでも警備員は携帯電話を使った音声認証による勤怠管理を行っていたせいか、新たなしくみを違和感なく使うことができています。ShiftMAXでは音声ではなく携帯電話を使った番号入力なので、認証ミスも減りました。また、管制側でも、これまで同様の画面に構築してもらえたおかげで、スムーズに操作できるようになっています。またこれまではガチガチのシステムだったのでデータ変更は難しかったのですが、今では管理者権限でデータ変更なども柔軟に行えるようにした点も好評価です。」

都筑氏は加えて、リアルタイムならではの特長も挙げています。

「警備員から『出勤（上番）の報告をしようとしてもできなかった』という問い合わせがあっても、操作ログはリアルタイムに一元管理されているので、それを調べれば、"操作にミスがあって受付されなかった"というようなことがすぐにわかる点もメリットです。」

本システムを構築する上では、こうしたいという様々な要望に加え、タイトな進行もあったのだが、都筑氏とKYODOUとで力を合わせて乗り越えました。

「本稼働の予定が決まっていたので、時間がない中で、少しでも要件に合うように"無理難題"を言ってしまったこともあります。そんなときでも、KYODOUさんにはその都度電話で打ち合わせをしてもらったり、来てもらったりと、細やかな対応をしてもらえて、1ヶ月位で切り替えることができ今では問題なく運用しています。」

将来の展望

3箇所の管制室が1箇所に...
そしてさらなる効率化を目指す

「これまで３箇所に管制室があったのが、１箇所でできるようになりました。このようなシステムがなければ、このような効率化は難しかったと思います。」と都筑氏が語る通り、「ShiftMAX」の導入は大きな効果を挙げています。そしてこれからも業務を効率化していく上で、このような大きな期待を寄せています。
「これだけ管制業務に対応できる自動受付システムは、ほかには例がないのではないのでしょうか。システムは使っていくうちに、ああしてほしい、こうしてほしい、という要望が出てきてバージョンアップして行く中でよくなっていくものだと思います。これからも、ともに改善していければよいと考えています。」