導入事例「東洋ハイテック様」

システム化の背景と課題

東洋ハイテック様　管理本部
総務部長　中原 威久 氏

勤怠管理システムのクラウド化と
集計の効率化が課題に

東洋ハイテック株式会社様（以下、東洋ハイテック）は、粉体機器の販売と粉体プラントエンジニアリング業務を中心に、リユース事業など幅広く行うだけではなく、中国上海にも進出し、さらにその事業を拡大しています。

これまで東洋ハイテックでは、勤怠情報をExcelのVBAで作成されたファイルで管理し、そのファイルは、社内のサーバで共有。個人が書き込んで、上司が承認するというプロセスでした。しかし、それには次のような課題があったと語るのは総務部長の中原氏。

「社外からセキュリティ対策をした上で、社内サーバにアクセスして、Excel のファイルに入力することも可能なのですが、工場や現場に直行直帰する従業員も多く、サーバへのアクセスにすごく時間がかかるようになりました。その結果、毎日の勤怠管理をしない人が続出してしまったのです。」

また、従来型の勤怠管理方式は集計の面にも課題がありました。「勤務記録の集計は、従来型のものだと人手をかけて転記していました。手入力なので入力ミスが発生しますので、それに対するチェックと修正にずいぶん時間と人手を割いていました。」

これら２つの課題を解決するためにも、勤怠情報がクラウド上で管理できて、集計作業が効率化できるシステムの導入の検討を開始しました。

導入の効果

ネット環境があれば簡単アクセス、
集計作業の効率化にも効果

前記の課題の解決策として東洋ハイテックが選んだのは、シフト＆勤怠システム「ShiftMAX」。数あるクラウド型の勤怠管理システムの中からこの製品を選んだ理由はなんだったのか、中原氏は次のように語ります。

「非常に作業しやすい、という点がまずは挙げられます。例えば、Excelを活用したインターフェースが、とても親しみやすい。現場からも、Excelは日々使っているものなので、入力が非常にわかりやすいと好評です。従来の勤務記録がExcelのVBAだったので、ストレスなく乗り換えられ、従業員に新たなシステムの操作を説明する必要がなかったという点も大きなメリットです。言ってみれば、PC 上に"ブラウザとしてExcelを置いて作業する"ということが非常に効果的だと感じました。」

では、東洋ハイテックでは前記の２つの課題をどのように解決できたのでしょうか。まず1 つ目の課題、クラウド化に対しては次のような効果が現れたと言います。

「インターネットにアクセスできる環境があれば、ShiftMAXの勤怠管理にアクセスすることができるので、勤怠記録の記載漏れや、時間が経って記載を忘れてしまうこと、入力間違いなどが劇的に減りました。今では、９割くらいは入力ミスの修正はなくなったように感じています。」

もう１つの課題、集計作業の効率化については「集計作業に残業して、３拠点あるけれど、３拠点の担当者の総残業時間が、１ヵ月で15 時間ほど減少」するという効果が現れたと中原氏は語ります。

将来の展望

勤務形態が変化するなど困った場合でも
充実したサポートが得られるので安心

このように、ShiftMAXの導入による効果は大きいものでした。さらに、現場からも次のような声が上がっているとのこと。

「簡単に勤怠情報の集計結果が得られるようになって業務負荷が減り、残業が減ったと現場からも好評です。今後も勤務形態の変更などが入った場合でも、Excelを変更すればよく、また、それが難しい場合でもKYODOUによるサポートが得られるので安心です。いつも迅速に対応してくれるという安心感があるので、これからも色々ご相談しながら、ShiftMAXとともに勤怠管理を行っていきたいというのが、現場の声を含めて率直な感想です。（中原氏）」